Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Accounting 4 You AS samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Accounting 4 You AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen.
NB! Det er ikke lov til å kopiere noe innhold fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.
Vår kontaktinformasjon er:
Accounting 4 You AS
Org.nr.: 999 243 886
E-postadresse: post@a4u.no
Rettighetene dine
Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.
- Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige.
- Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv, men vi kan ikke slette data vi er pålagt å behandle.
- Protestere mot en behandling: Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til å protestere på det.
- Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
- Du kan også klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil si ifra direkte til oss først så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.
Hvem vi behandler personopplysninger om
Vi behandler personopplysninger om:
- Kunder
- Potensielle kunder
- Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
- Besøkende på nettsiden
- Jobbsøkere
- Ansatte
- Tidligere ansatte
Hvordan vi samler inn personopplysninger
I forbindelse med oppfyllelse av oppdragsavtalen og rollen som rådgiver vil Regnskapsforetaket registrere en del opplysninger om virksomheten, eiere, styret, ansatte og andre forretningsforbindelser. Opplysningene lagres i økonomisystemet og dels i støttesystemer. Denne informasjonen skal ikke selges, deles, leies ut eller på annen måte brukes i andre sammenhenger enn det som naturlig hører sammen med regnskapsoppdraget.
Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine.
Vi behandler personopplysninger når du:
- inngår en avtale med oss om kjøp av våre tjenester
- sender oss e-post, SMS, meldinger via sosiale medier eller annen korrespondanse
- bruker nettsiden vår (jfr. avsnittet om informasjonskapsler), og ev. legger igjen en kommentar eller sender inn en henvendelse via kontaktskjema
- svarer på en spørreundersøkelse
Ved opphør av oppdragsavtale, vil Regnskapsforetaket på forespørsel gjøre kundens egne lagrede data i systemet tilgjengelig for kunden. Forespørsel om dette må rettes innen 1 måned fra avtalens utløp. Oppdragsdokumentasjonen er Regnskapsforetakets eiendom, og er oppbevaringspliktig i henhold til regnskapsførerloven i 5/10 år etter regnskapsårets slutt. Den delen av oppdragsdokumentasjonen som eventuelt inneholder personopplysninger skal slettes ved oppdragets opphør, og senest innen 3 måneder.
Kategorier av personopplysninger, formål og rettslig grunnlag
Vi behandler personopplysninger etter følgende rettslig grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1:
- a) «samtykke»: når du selv har gitt oss ditt samtykke
- b) «avtale»: for å kunne oppfylle en avtale som du er part i, eller for å kunne gjennomføre tiltak på din forespørsel, før vi inngår en avtale
- c) «rettslig forpliktelse»: for at vi skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse
- f) «berettiget interesse»: for å kunne ivareta en berettiget interesse, som vi mener veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern
Vi behandler personopplysninger knyttet til: (Trykk på boksene for å lese mer)
Når du henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, kommunikasjonsverktøy), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss.
Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav.
Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn annethvert år. For å ivareta en eventuell historikk og logikk i kommentarfeltet, slettes ikke kommentarer systematisk. Henvendelser vi er pliktig til å oppbevare, som dokumentasjon i forbindelse med en reklamasjon-/klagesak, lagres til fristen for å reklamere/klage er utløpt (to eller fem år). Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.
Når du kjøper tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk.
Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til deg etter bestilling/kjøp, og for ha en historikk over solgte produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale eller c) rettslig forpliktelse. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.
Når du blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15, samt Forbrukertilsynets tilhørende veiledning.
Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsføring. Opplysningene oppbevares inntil den registrerte ber om at de blir slettet.
Når du søker jobb hos oss behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon, CV og andre opplysninger vi trenger for å kunne vurdere søknaden din. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale, og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) dersom søknaden din inneholder særlige kategorier personopplysninger. Opplysningene slettes etter at en person er valgt til jobben, med mindre du har samtykket til at vi lagrer de i tilfelle du ønsker å søke på jobb ved en senere anledning.
For ansatte behandler vi personopplysninger som nevnt over, i tillegg til opplysninger som er nødvendig for å kunne utbetale lønn og ellers administrere arbeidsforholdet. Det rettslige grunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) ved særlige kategorier personopplysninger. Opplysninger om ansatte slettes som hovedregel når arbeidsforholdet opphører, med mindre særlige grunner (som tvist om oppsigelse eller avskjed) gjør det nødvendig å oppbevare dem lenger. Opplysninger knyttet til lønnsadministrasjon oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.
Vi informerer alltid om formålet med spørreundersøkelser vi gjennomfører, og om de er anonyme eller ikke. Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved anonyme undersøkelser samler vi ikke inn personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for undersøkelser som ikke er anonyme er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) samtykke. Opplysningene lagres så lenge det er relevant for formålet, eller inntil du trekker samtykket ditt tilbake og eventuelt ber om at de blir slettet.
Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon og korrespondanse (jfr. avsnittet over om «Henvendelser fra deg»). Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven.
Når du bruker nettsiden vår behandler vi personopplysninger som IP-adresse og andre tekniske data, samlet inn via informasjonskapsler og analyseverktøy. Formålet er å gi deg en god brukeropplevelse, samt å utarbeide statistikk for å kunne forbedre og utvikle nettsiden og tjenestetilbudet vårt.
Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å gi deg en god brukeropplevelse, samt forbedring av nettsiden og tjenestetilbudet vårt.
Hvem vi deler personopplysninger med
For å kunne drive virksomheten vår, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:
- Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne (for eksempel for IT- og administrasjonstjenester, skylagring, webhotell, utsendelse av e-poster og lignende)
- Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, revisjon og forsikring
- Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer
- Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til
Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne.
Sikkerhet
Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.
Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).
I henhold til God Regnskapsføringsskikk (GFRS) punkt 2.8.5 om IT-sikkerhet har Accounting 4 You AS utarbeidet en katastrofeplan som sørger for betryggende sikring av program- og maskinvare mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse av data.
Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte.
Accounting 4 You AS har fått bistand av Bedre Bedrift AS i utarbeidelse av denne personvernerklæringen. De er på ingen måter juridisk ansvarlig for innholdet, men kan kontaktes om du har behov for hjelp til å utarbeide en personvernerklæring på dine nettsider.
NB! Det er ikke lov til å kopiere noe innhold fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.
